Papierloses Büro
Klingt unmöglich? Ist es aber nicht!
Dazu erstmal ein Zitat vom Geschäftsführer von sketch.media:
"Papierlos in unserer Zeit bedeutet eigentlich nur, dass man Briefe, Unterlagen und Dokumente wegschmeißen muss, die es noch nicht geschafft haben, papierlos zu werden!"
Die, wir sagen mal "offizielle Definition", lautet:
In einem papierlosen Büro legt man Wert auf die Einsparung papiergebundener Dokumente und nutzt stattdessen nur digital-gestützte Verfahren.
Dies soll helfen den Papierverbrauch zu reduzieren und gleichzeitig einen effektiveren Workflow zu schaffen.
Harte Fakten zum Papierverbrauch vs. Nachhaltigkeit
Führungskräfte in Deutschland drucken im Durchschnitt 77 Seiten pro Arbeitstag,
Mitarbeiter ohne Personalverantwortung durchschnittlich 21,1 Seiten.
Bei 230 Arbeitstagen sind das 17.710 Seiten pro Jahr (Mitarbeiter ohne Personalverantwortung 4.853 Seiten).
Mit dem Nachhaltigkeitsrechner der Initiative Pro Recyclingpapier berechnen wir den Ressourcenverbrauch für den Jahresverbrauch an Papier einer Führungskraft.
Das Wort Klimaschutz ist weltweit in aller Munde, da hört man solche Zahlen äußerst ungern.
Doch nicht nur die Belastung der Umwelt spricht für die Einführung papierloser Abläufe in Ihrem Unternehmen.
Papierlos für mehr Effizienz
Die Coronakrise hat vielen Unternehmen gezeigt, wie wichtig es ist, dass ihre Mitarbeiter möglichst flexibel und ortsunabhängig arbeiten können.
Nie gab es mehr Tätigkeiten im Homeoffice wie in den letzten anderthalb Jahren.
Es gibt einige Gründe, die für den Umstieg auf papierlose Arbeitsabläufe sprechen.
Nun stellen Sie sich vor ...
... Sie sitzen zu Hause an Ihrem Schreibtisch, möchten einen dringenden Auftrag für einen Kunden bearbeiten und die benötigten Unterlagen hierfür liegen abgeheftet in einem Ordner Kilometer entfernt im Firmensitz Ihres Unternehmens. Tja, so bleibt der Auftrag liegen, bis Sie das nächste Mal ins Büro kommen, um die Unterlagen zu holen.
Wie einfach wäre es, wenn alle Dokumente digital auf einer Cloud gespeichert wären, auf die alle Mitarbeiter jederzeit und von jedem Ort zugreifen können?
Das würde das Arbeiten auf jeden Fall um einiges produktiver machen, kollaboratives Arbeiten mit mehreren Personen oder Teams ermöglichen.
Und überhaupt, lassen sich Dokumente durch eine einfache Suchfunktion viel schneller auffinden, als wenn zig Ordner durchsucht werden müssen.
Geringere Kosten
Sie sparen:
- Speicherkosten (es werden keine Räume und Aktenschränke zur Lagerung von Papierdokumenten benötigt)
- Kopier- und Druckkosten (die durchschnittlichen Druckkosten für eine Schwarz-Weiß-Seite mit einem Tintenstrahldrucker liegen bei 14 Cent)
- Datenwiederherstellungskosten (Wiederherstellung von digitalisierten Daten ist deutlich einfacher und günstiger als von Papierdokumenten)
Auf der sicheren Seite
Datenschutz und Sicherheit sind in jedem Unternehmen von größter Wichtigkeit.
Durch Passwörter und Verschlüsselung können Dokumente und Daten vor Fremdzugriffen geschützt werden, wesentlich effektiver, als bei Papierdokumenten.
Umsetzung - Der Umstieg auf Papierlos
Nun, Sie sind überzeugt, stehen jetzt aber vor einer großen Herausforderung und wissen nicht wirklich, wie und wo Sie anfangen sollen?
Wir geben Ihnen ein paar Tipps, die den Einstieg in Ihr Papierloses Büro erleichtern sollen.
1. Analyse zur Effizienz
Beginnen Sie damit, ineffiziente Prozesse in Ihrem Unternehmen zu ermitteln.
Wo werden unnötige Seiten ausgedruckt und abgelegt?
In welchen Bereichen oder Arbeitsschritten können Sie auf Papier verzichten?
2. Top-to-Bottom Taktik
Stellen Sie ein Führungsteam zusammen und schaffen Sie ein Bewusstsein für das Einsparen von Papier bei Ihren Mitarbeitern.
Hier gilt das Top-to-Bottom-Gesetz, gehen Sie mit gutem Beispiel voran und wecken Sie das Bewusstsein Ihrer Mitarbeitern für Papiereinsparungen.
3. Was kann ich digitalisieren?
Ermitteln Sie Digitalisierungsmöglichkeiten.
Hierbei gibt es durchaus die Möglichkeit, sich unterstützen oder fördern zu lassen. In unserem Blog "Förderung für Digitalisierungsvorhaben" finden Sie nützliche Hinweise und konkrete Tipps.
4. Umsetzung
Setzen Sie die gewählte Content-Lösung um!
Um nachzuvollziehen, wie effektiv die umgesetzten Maßnahmen sind, dokumentieren Sie den ganzen Prozess und messen die Auswirkungen.
Vorteile eines Papierlosen Büros
- Nachhaltigkeit
- Effizienteres Zeitmanagement
- Kollaboratives Arbeiten
- Platz-, Kosten- und Materialersparnis
- Mehr Flexibilität und Mobilität der Mitarbeiter
- Zentrale Ablage in digitaler Form
- Vereinfacht die Kommunikation
- Mehr Sicherheit
GoBD - Grundsätze zur ordnungsgemäßen Aufbewahrung
Was wäre Deutschland, wenn es bei der Umstellung auf papierloses Büro kein Gesetz zu beachten gäbe?
Die GoBD - Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff - erlassen vom Bundesministerium der Finanzen, ist gültig für alle steuerpflichtigen Unternehmen.
Ihr Ziel ist die Rechtsklarheit und einheitliche Regelung, wie lange und in welchem Umfang Unterlagen in Form von Dokumenten sowie Belege im Unternehmen aufbewahrt sein müssen.
Es gibt jährlich Neuerungen in der GoBD.
So ist seit 2021 auch die bildliche Erfassung von Papierbelegen per Scan- oder Fotografier-Vorgang im In- oder Ausland zugelassen.
Die Aufbewahrung einer Konvertierung ist ausreichend (Aufbewahrung der Ursprungsversion ist nicht nötig).
Ausnahme: Eine Umwandlung in ein unternehmenseigenes Format; hier müssen dann beide Versionen archiviert werden.
Nachzulesen sind die GoBD auf der Seite des Bundesfinanzministeriums.
DMS - Dokumentenmanagement-System
Um Ihr papierloses Büro GoBD-konform einzurichten, benötigen Sie ein entsprechendes DMS, das für revisionssichere Archivierung sorgt und folgende Grundsätze erfüllt:
- der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit
- der Wahrheit, Klarheit und fortlaufenden Aufzeichnung
(mit den Einzelthemen Vollständigkeit, Richtigkeit, zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen, Ordnung, Unveränderbarkeit)
